لزيادة الفاعلية والنجاح في مبادراتنا
النجاح لا يأتي من فراغ ، وإنما ثمرة (1) للتخطيط السليم و (2) الإعداد المناسب لتنفيذ الخطة، ثم (3) تنفيذ الخطة بشكل صحيح ودقيق. وعلى هذا فإن أي فشل على أرض الواقع يكون نتيجة لفشل أو تقصير في أي من المراحل الثلاثة السابقة أو أكثر من واحدة منها !!
ولهذا، فإنه من الضروري أن نتعلم وأن نعلم غيرنا ، وأن نتطور وأن نطور أنفسنا وأساليب عملنا، وأن نقتبس من تجارب غيرنا سواء كانت تجارب ناجحة لتقليدها ومحاكاتها، أو تجارب فاشلة لتجنبها والايتعاد عنها. كما علينا أن نتعلم عملية النقد والنقد الذاتي الإيحابي والبناء (وليس الانتقاد والتذمر والشكوى والمشاعر السلبية) وعلينا دائما التفكير بالحل وليس فقط بالمشكلة، وعلينا أن بحث عن البديل الأفضل لأي شيء نرفضه ونريد استبداله.
وأحب أن أتطرق هنا لجانب إجرائي متكرر وباستمرار وأن أضع بعض الأسس لزيادة فاعليته ونجاحه. ألا وهو "الاجتماعات واللقاءات" سواء كانت دورية منتظمة أو طارئة ضمن ظروف استثنائية.
وللوصول لهذه الغاية لا بد
من اتباع أفضل "الممارسات الناجحة" في التخطيط للاجتماعات وانعقادها وإدارتها .... ويشمل ذلك بعض الأمور أذكر منها
- الإعلان المسبق عن مكان و زمان الاجتماع ... وبوقت كافي
- التوقيت الأفضل هو يوم السبت في فترة العصر إلى المغرب (4 عصرا - 7 مساء)
- الاجتماعات الدورية الشهرية يمكن أن تكون آخر (أو أول) سبت وبشكل دوري منتظم
- أي تأجيل/إلغاء لأي اجتماع دوري يجب التبليغ عنه قبل الاجتماع بفترة كافية مع الأسباب الداعية إلى ذلك وإعطاء الموعد البديل في حال التأجيل
- الاتصال الفعال والتبليغ بكل الوسائل الممكنة ليعلم الجميع عن الاجتماع مع وقت مناسب وكافي لمن يرغب في الحضور
- المواصلات الفردية والجماعية (باص أو أكثر) يجب ترتيبها خاصة للأماكن البعيدة وغير المعروفة
- الهدف من الاجتماع والمخرجات والنتائج المتوقعة يجب الاعلان عنها مسبقا ليتم الإعداد يناء على ذلك.
- تحديد أجندة الاجتماع ببنود واضحة مع تخصيص فترات زمنية محددة لكل بند
- الالتزام بأجندة الاجتماع وبنودها وتوقيتها قدر الإمكان
- تحديد (1) رئيس للاجتماع و (2) ضابط للوقت و (3) مقرر يقوم بتدوين حيثيات الاجتماع ونتائجه
- الاستعداد الجيد للاجتماع من قبل الجهة المضيفة : المكان، الكراسي، الاضاءة، الضيافة، المايكروفون والسماعات، ...
- نتائج الاجتماع (كما يدونها مقرر الاجتماع وبموافقة رئيس الاجتماع) يتم نشرها وتعميمها بالوسائل المناسبة ويتم إيداعها كوثيقة رسمية للاجتماع
- متابعة تنفيذ ما يتفق عليه ومتابعة التقدم، وحل الاشكالات والمعوقات في تنفيذ كل بند
هذا
والله ولي التوفيق !!
No comments:
Post a Comment